Hoje em dia, o diferencial número um éexperiência do cliente.
Se você puder fazer com que as pessoas que você atende se sintam felizes, cuidadas e entusiasmadas em trabalhar com sua empresa, você sempre superará a concorrência. Há uma razão - ou mais precisamente, uma centena de pequenas razões - a maioria das pessoas pagará mais por uma melhor experiência do cliente .
Então, como você faz isso acontecer? Como você pode centralizar as pessoas a quem serve em tudo o que faz?
Começa com um olá amigável . A partir daí, o trabalho é ouvir atentamente a outra pessoa e fazer todo o possível para dar a ela o que ela deseja.
Bastante simples, certo? Na prática, porém, as coisas podem ficar bastante... complicadas. Cada conversa é uma nova aventura, e impressionar cada cliente exige uma combinação diferente de engenhosidade, sutileza e ousadia. Aprenda com a equipe de criação de conexões, presentes e hospedagem personalizada de Ruby.
Não faltam dicas e truques para oferecer experiências extraordinárias aos clientes. Aqui estão algumas de nossas histórias favoritas sobre como nossas recepcionistas virtuais e membros da equipe de satisfação do cliente impulsionaram os negócios indo além.
Índice
Chegar quando os clientes precisam — antes que eles peçam
Usando a comunicação real com o cliente para criar melhores perguntas frequentes
Alinhando sua agenda com a agenda dos clientes
Tornando-o (super) pessoal
Reservar um tempo para ouvir verdadeiramente - tanto tempo quanto o cliente precisar
Chegar quando os clientes precisam — antes que eles peçam
Um bom atendimento ao cliente é um atendimento ao cliente proativo. Isso significa estender a mão para ajudar as pessoas antes que elas peçam ajuda, mesmo quando isso significa ajudá-las a pagar menos por seus serviços, produtos ou soluções.
Na Ruby, não gostamos de cobrar de nossos clientes mais do que eles realmente precisam, como Carly Stringer, da Stringer Law, descobriu:
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Pode parecer uma perda de receita, mas essa abordagem paga dividendos ao longo do tempo, pois é mais provável que um cliente ou cliente permaneça com você e o recomende a outras pessoas. Com essa mentalidade, é relativamente fácil orientar alguém em direção à opção mais acessível - basta dizer a eles como pagar menos. Outras formas de atendimento proativo ao cliente são igualmente poderosas, mas envolvem mais etapas e exigem outros conjuntos de habilidades.
Por exemplo, um de nossos recepcionistas virtuais, Noah, notou recentemente que um cliente estava sinalizando manualmente robocall após robocall no aplicativo Ruby. O cliente não percebeu que sinalizar não bloqueia automaticamente os números, então Noah estendeu a mão e se ofereceu para ajudar. Ele não apenas bloqueou as chamadas no software proprietário do Ruby, mas criou um script rápido que automatizou o processo, bloqueando quase 300 números de uma só vez! O proprietário da empresa conseguiu voltar ao trabalho rapidamente e ficar tranquilo sabendo que menos chamadas indesejadas seriam realizadas.
Usando a comunicação real com o cliente para criar melhores perguntas frequentes
As perguntas frequentes (FAQs) em seu site permitem que seus clientes ou clientes se ajudem , economizando para eles - e para sua empresa - um tempo precioso . No entanto, nem todas as empresas mostram aos visitantes as perguntas frequentes mais relevantes, e muitos sites não as possuem.
Isso ocorre porque algumas empresas sentem que não têm capacidade de criar perguntas frequentes para todos que atendem, enquanto outras empresas podem não ter a perspectiva de entender o que um cliente em potencial gostaria de saber. Ambos os desafios podem ser resolvidos com uma mudança de atitude . Em vez de pensar em uma conversa como um problema intermitente a ser resolvido ou uma interação a ser superada, veja-a como uma oportunidade de aprendizado e coleta de dados .
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Saiba como alguns ajustes no seu site podem impulsionar o crescimento do seu negócio.
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Considere mudar sua definição de “frequência” também. Lembre-se de que, para cada pessoa que levanta uma questão, há aproximadamente outras nove lidando silenciosamente com a mesma preocupação . Seus clientes ou clientes estão sempre dizendo como você pode atendê-los melhor, se você puder ouvi-los.
Obviamente, envolver-se na comunicação com o cliente leva tempo, e é por isso que estamos aqui para ajudar. Um provedor de recepcionista virtual como o Ruby pode ajudá-lo a criar, modificar e aprimorar suas perguntas frequentes.
Confie em nós - responder a perguntas frequentes é o que fazemos para viver. Uma típica recepcionista Ruby levacentenas de ligações por dia,e cada um de nossos especialistas em bate-papo lida com um número comparável de conversas online. Podemos dizer a você quais informações seus clientes estão procurando, para que você possa tornar essas informações mais acessíveis aos visitantes do site. Muitos de nossos clientes usaram Ruby para fazer exatamente isso, melhorando seus resultados como resultado. Eles não apenas economizam tempo, mas também ajudam clientes e clientes a definir as expectativas certas com antecedência.
Um cliente nos disse que adicionar perguntas frequentes com base em conversas reais reduziu significativamente o número de chamadas irrelevantes que sua empresa recebe, para que ela possa aproveitar Ruby ao máximo e concentrar mais energia na conexão com leads reais. E ela não está sozinha - nossas perguntas frequentes mais comumente adicionadas abordam quais serviços uma empresa oferece e não fornece, eliminando clientes em potencial reais de ajustes ruins.
Alinhando sua agenda com a agenda dos clientes
Perguntas frequentes mais acionáveis são apenas a ponta do iceberg centrado no cliente (tente dizer isso cinco vezes mais rápido). Ouça atentamente os clientes ou clientes e você descobrirá maneiras de ajustar sua empresa para atender melhor às necessidades deles.
Digamos que você seja um advogado de direito da família , e muitos de seus clientes e possíveis clientes chegam à noite depois de colocar os filhos na cama.
Ou você é um profissional de HVAC que recebe inúmeras ligações nos finais de semana no verão .
Ou você administra um negócio totalmente diferente e, por qualquer motivo, as terças-feiras se tornaram suas novas segundas -feiras - picos de comunicação no meio da semana.
Em vez de enviar as pessoas para o correio de voz ou esperar até o próximo dia útil disponível para acompanhamento, você pode mudar seu horário para corresponder melhor às agendas de seus clientes.
Melhor ainda - se você não quiser trabalhar de manhã cedo, à noite e nos fins de semana -use uma solução como Ruby para lidar com essas conversas para você.
Atuamos como uma extensão perfeita do seu negócio , indistinguível de uma recepcionista interna. Isso torna mais fácil para você permanecer 9–5 (ou ei, que tal 10–3, ou sempre que quiser quando quiser?) E, no entanto, fornecer aos clientes ou clientes um serviço personalizado 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Tornando-o (super) pessoal
Falando em atendimento personalizado, as melhores recepcionistas virtuais são especialistas em fazer com que cada pessoa com quem conversam se sintaa pessoa mais importante do mundo.
Há pouco tempo, por exemplo, ouvimos de um cliente que estava preocupado com o fato de nossa solução de bate-papo não estar funcionando como desejado. Quando Lin, uma de nossas Especialistas em Sucesso do Cliente, recebeu essas informações, ela entrou em ação. Ela entrou em contato com a empresa para descobrir o que estava acontecendo de errado e soube que eles estavam insatisfeitos com o tempo que demoravam para receber informações sobre os bate-papos do site. Eles esperavam que Ruby conectasse cada novo lead ao escritório um ou dois minutos após o fechamento da janela de bate-papo.
Isso desencadeou uma conversa sobre o que poderíamos fazer para atender melhor o cliente. Juntos, eles descobriram que poderíamos contornar algumas etapas e dar ao cliente os resultados desejados. Valeu a pena. Alguns meses depois, o cliente nos informou que Ruby havia gerado US$ 100.000 em receita para eles em um único mês, graças aos esforços e mudanças de Lin.
Aprenda o ROI das conexões pessoais
O contato de Lin com o cliente exigia tempo e esforço — assim como a alteração dos processos de conta —, mas ela ficou feliz em fazer isso porque facilitou a vida do cliente. Além disso, conforme os resultados comprovam, esses esforços geraram um grande retorno sobre o investimento para todos os envolvidos.
Ao ouvir cada pessoa que você atende e se concentrar em como você pode ajudá-los melhor, você levará seus negócios a novos patamares. Uma abordagem individualizada garante que cada cliente obtenha o valor máximo de suas ofertas. E quando uma mudança aparentemente pequena pode se traduzir em um benefício de seis dígitos, como aconteceu neste caso, é um acéfalo.
Reservar um tempo para ouvir verdadeiramente - tanto tempo quanto o cliente precisar
Eu poderia escrever longamente sobre outros truques do comércio de recepcionistas (como enviar acompanhamentos e presentes atenciosos ), mas você sabe o que é realmente poderoso - e não requer dinheiro ou treinamento especial para fazer?
Ouvindo.
A sério. Em nove entre dez interações, o que um cliente, cliente ou prospect quer é que alguém o ouça. Estou me referindo a ouvir de verdade—escuta ativa, solidária, empática e sem julgamento- e deixando o locutor falar pelo tempo que for necessário.
Este não é muito difícil de praticar em seu negócio. Apareça com ouvidos, mente e coração abertos para alguém que entrar em contato com você e você ficará surpreso com o que ouvirá. As pessoas vão te dizer coisas que alteram sua percepção de seu negócio e seu propósito.
Experimentamos o poder de ouvir várias vezes na Ruby.
Houve uma vez em que Tiffany W. ouviu uma pessoa que ligou falar sobre seu pedido de rescisão injusta . Embora nosso cliente não pudesse atender o caso da pessoa que ligou, a Tiffany tomou a iniciativa de solicitar outro recurso e conseguiu conectar a pessoa que ligou à Associação Nacional de Advogados Trabalhistas, ao contratar serviços de portaria 24h
Em outra ocasião, Jasmine T. teve uma conversa muito mais longa do que o normal com um interlocutor que ela percebeu que precisava de um ouvido empático - parecia que ele havia ligado principalmente apenas para falar com alguém. No entanto, ela fez anotações detalhadas da conversa e as passou para o nosso cliente. Dias depois, o cliente nos informou que o chamador havia se convertido em cliente , em grande parte graças à pessoa prestativa com quem conversou ao telefone.
E então houve o tempo em que Maddie T. falou com um interlocutor aparentemente frustrado que disse a ela: “Estamos em um limite de tempo aqui”. Em vez de ficar na defensiva, Maddie respirou fundo e lembrou a si mesma de ser gentil e solidária. Ela ouviu o interlocutor, fez anotações e as leu de volta. Como se viu, o chamador estava com uma doença terminal. Eles receberam alguns meses de vida e estavam ligando para um advogado para finalizar seus planos de fim de vida. Quando a conversa acabou, a pessoa que ligou estava rindo e dizendo a Maddie que agora só lhes restava comprar passes e ir à Disneylândia todos os dias até o fim.